Perancangan Sistem Informai Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumba Timur

Abstract

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumba Timur merupakan dinas yang menjalankan urusan pelaksana otonomi daerah di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Didalam Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumba Timur tersebut ada beberapa sistem ataupun aplikasi yang digunakan yang berhubungan dengan pusat, dan ada beberapa aplikasi juga yang dibuat untuk kebutuhan dalam dinas tersebut. Tetapi, dalam sistem tersebut masih ada sistem yang menggunakan sistem manual seperti pengarsipan surat. Banyaknya berkas yang harus diisi pada buku jurnal artinya banyak kertas yang harus diperlukan. Hal ini berhubungan dengan keamanan dari surat atau informasi yang disimpan karena jika tidak dikelola dengan baik kertas bisa saja rusak, tercecer maupun hilang. Semakin banyak berkas yang dikelola maka tempat penyimpanan yang dibutuhkan semakin besar. Begitu juga ketika pegawai ingin mencari surat dengan kata kunci tertentu, maka petugas akan mencari dan membaca surat satu per satu dan akan memakan waktu yang cukup lama untuk mencari surat tersebut. Tujuan dari penelitian ini dilakukan adalah merancang sebuah sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pegawai sekretaris dalam melakukan input data surat. Sistem ini dirancang menggunakan metode waterfall. Tujuan dari hasil penelitian ini yaitu agar mempermudah pegawai dalam mengelolah dan melakukan arsip surat masuk dan surat keluar di Dinas Kepedudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Sumba Timur.